Wann werden Bewerbungsunterlagen eigentlich gelöscht?

Unterschiedliche Löschfristen je nach Situation

Eine häufig gestellte Frage ist die nach den Speicherfristen und Löschfristen von Bewerberdaten. Insbesondere BewerberInnen, die ein Ablehnungsschreiben erhalten haben, möchten wissen, was mit ihren zur Verfügung gestellten Bewerbungsunterlagen geschieht. Genau genommen müssen diese Informationen gemäß Art. 13 DSGVO bereits vor einem Bewerbungsprozess vorliegen, und zwar unabhängig davon, ob die Bewerbung telefonisch, postalisch, per E-Mail oder über ein Bewerberportal erfolgt.

Beginnen wir mit dem einfachsten Fall. Die Daten erfolgreicher Kandidatinnen und Kandidaten wandern nach Abschluss des Bewerbungsprozesses in die Personalverwaltung, idealerweise in die Personalakte, soweit vorhanden.

Im Falle einer Ablehnung sieht das anders aus. Hier sind die Bewerberdaten zurückzugeben oder zu löschen. Die Rechtsgrundlage für die Bearbeitung von Bewerberdaten im nicht-öffentlichen Bereich (Firmen, Vereine etc.) liefert Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG. Allerdings geben diese Normen keine Auskunft über die Verarbeitung von Bewerberdaten. Also ist auf die DSGVO mit ihren Grundsätzen der Datenminimierung und Speicherbegrenzung zurückzugreifen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c und e DSGVO). Das heißt, dass Daten, deren Verfügbarkeit nicht weiter erforderlich ist, sofort zu löschen sind. Der Bewerbungszweck ist mit dem Ablehnungsbescheid erreicht.

Allerdings können beide DSGVO-Grundsätze zu Nachteilen führen, und zwar sowohl für die Kandidaten als auch für die Verantwortlichen im nicht-öffentlichen Bereich. Probleme können nämlich auftreten, wenn Kandidaten im Nachhinein Rechtsansprüche geltend machen wollen. In so einem Fall würden dem Verantwortlichen die Beweise für korrektes Verhalten fehlen. Daher ist es datenschutzrechtlich durchaus vertretbar, dass die Unterlagen doch noch sechs Monate aufgehoben werden.

Die Speicherfrist wird wie folgt berechnet: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz AGG gestattet die Anmeldung von Schadensersatz- und Entschädigungsansprüchen wegen eines Benachteiligungsverbotes binnen zwei Monaten nach Erhalt des Ablehnungsschreibens. Es folgt eine dreimonatige Frist nach Arbeitsgerichtsgesetz (Genaueres bitte bei Fachjuristen nachfragen!), die nach Geltendmachung des Anspruchs beim Arbeitgeber beginnt. Letzendlich muss noch eine Frist von einem Monat für die Abwicklung berücksichtigt werden.

Wenn der künftige Arbeitgeber an einer Person ist und evtl. später beschäftigen möchte, kann er die Bewerbungsunterlagen auch länger aufbewahren. Allerdings muss er dafür die datenschutzkonforme Einwilligung der betreffenden Person einholen.

Bei Bewerbungen im öffentlichen Dienst gestaltet sich der Sachverhalt anders. Neben dem Grund, die AGG zu berücksichtigen, können Behörden Bewerberdaten auch darüber hinaus speichern. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass mit dem Ablehungsbescheid kein Rechtsbehelf zugestellt wurde. Da Kandidatinnen und Kandidaten dann Rechtsmittel bis zu einem Jahr nach Ablehnung einlegen können, ist die Speicherung der Bewerberdaten noch mindestens 400 Tage möglich (ein Jahr plus 35 Tage für die Abwicklung).

Alle Speicher- und Löschfristen müssen im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für alle Verarbeitungen eingetragen werden, also auch für die Verarbeitung von Bewerberdaten.

Quellen: Datenschutzaufsicht Hamburg, Tätigkeitsbericht 2021, S. 44 ff.

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